Kaffeemaschinen für das Büro

Daniel Sommerwald 24. Mai 2022

Kaffee gehört für viele Menschen jeden Tag dazu – auch auf der Arbeit. Nicht wenige brauchen den Koffein-Kick am Morgen, um richtig durchstarten zu können. So ist es auch nicht verwunderlich, dass in fast jedem Büro Kaffeemaschinen zu finden sind: Doch egal, ob Siebträger, Kaffeevollautomat, Filterkaffeemaschine oder auch Portionsmaschine – für jeden Geschmack und jedes Büro findet sich das passende Modell.

Für jedes Büro die richtige Kaffeemaschine – welches Modell ist das passende?
Wenn es sich um ein eher kleines Unternehmen mit einer überschaubaren Anzahl an Mitarbeitern handelt, genügt oft eine normale Kaffeemaschine – doch was heißt schon normal? Es gibt mittlerweile Varianten mit den unterschiedlichsten Zubereitungsmethoden. Sofern ein Büro mit mehreren Personen besetzt ist und sich hin und wieder auch Kunden im Haus befinden, sollte man sich in jedem Fall über eine passende Kaffeemaschine Gedanken machen. Das kann klassischer Filterkaffee sein, aber auch eine Kapselmaschine oder einen Kaffeevollautomat.

Abhängig vom Einsatzbereich sowie auch der Anzahl der Kaffeegetränke, die jeden Tag zubereitet werden, bieten sich verschiedene Möglichkeiten an. So befindet sich im Empfangsbereich häufig ein Kaffeevollautomat, so dass auch Gäste direkt mit nur einem Knopfdruck ein leckeres Heißgetränk genießen können. Doch auch eine traditionelle Filterkaffeemaschine ist noch in vielen Großraumbüros gängig – mit dieser kann die Intensität des Kaffees selbst bestimmt werden. In einigen Büros können sich auch Kapsel- oder Pad-Maschinen lohnen – insbesondere, wenn es sich um einen Meetingraum handelt. Hier nimmt eine Kapselmaschine nur wenig Platz weg und man erhält sofort auf Knopfdruck einen leckeren Kaffee.

Kaffeevollautomat und Siebträgermaschine – wo liegen die Unterschiede?

Geht es um die Qualität von leckerem Kaffee, dann steht die Siebträgermaschine ganz klar im Fokus. Mit dieser lässt sich ein wunderbares Kaffeearoma erzielen, das so fein ist wie bei keiner anderen Art der Kaffeezubereitung. Inzwischen verfügen die meisten Siebträger-Kaffeemaschinen zudem über einen Milchaufschäumer, so dass auch Spezialitäten wie Latte Macchiato oder Cappuccino in wenigen Augenblicken zubereitet werden können.

Doch dazu muss die Maschine natürlich auch richtig konfiguriert und auf die Bedürfnisse des Benutzers angepasst werden. So ist der erste Schritt, die Bohnen frisch in den Siebträger zu mahlen. Danach wird das Kaffeepulver in den Siebträger eingefüllt und dann in der Kaffeemaschine befestigt. Wünscht man sich eine Spezialität mit Milchschaum, so muss die Milch zudem aufgeschäumt werden. Diese Aufgabe übernehmen Vollautomaten inzwischen von alleine, Siebträger verfügen dagegen über einen Schlauch für manuelles Aufschäumen von Hand. So müssen für jedes Heißgetränk mehrere Schritte ausgeführt werden, welche natürlich etwas Zeit und Aufwand in Anspruch nehmen – dafür wird man jedoch mit einer aromatischen, leckeren Kaffeespezialität belohnt. Auch die Reinigung und Pflege einer Siebträgermaschine ist etwas aufwändiger als bei einem Vollautomaten.

Letztere bringen den Vorteil mit sich, dass der Kaffee vergleichsweise schnell verfügbar ist: Oft ist nur ein einziger Tastendruck nötig, um ein bestimmtes Gerät zuzubereiten – mehr Komfort als mit einem Kaffeevollautomaten gibt es kaum. Diese Kaffeemaschinen sind mit einem integrierten Mahlwerk ausgestattet, so dass die Zubereitung vollautomatisch verläuft und man seinen frisch gemahlenen und aufgebrühten Kaffee in weniger als einer Minute in der Hand hält.

Einfache Kaffeemaschinen sind, so scheint es auf den ersten Blick, eine preiswertere Lösung im Vergleich zu hochwertigen Vollautomaten für das Büro. Allerdings sollte berücksichtigt werden, dass ihre relativ simple Bauweise auf eine begrenzte Tassenmenge ausgelegt ist. Wird die Maschine aber stärker frequentiert, da zahlreiche Personen im Büro ihren Kaffee an derselben Maschine holen, gerät diese schnell an ihre Kapazitätsgrenzen – noch dazu ist der Verschleiß der einzelnen Teile vergleichsweise hoch, was auch die Qualität des Heißgetränks beeinträchtigt. Deshalb ist es zu empfehlen, im Büro auf eine professionelle Kaffeemaschine zu setzen, die sich für die gewerbliche Nutzung eignet und für eine größere Tassenanzahl pro Tag ausgelegt ist.

Kaffeemaschinen für das Büro – welches Modell ist für welche Bürogröße das richtige?

Die Wahl der passenden Kaffeemaschine für Büros hängt nicht zuletzt davon ab, wie viele Menschen diese nutzen werden. Grundsätzlich eignen sich Siebträgermaschinen sehr gut für kleinere Büros mit wenigen Mitarbeitern, da die Zubereitung in der Regel mehrere Minuten in Anspruch nimmt. Daher ist ein geräumiges Büro, in dem viele Personen arbeiten, eher nicht das Richtige für eine solche Kaffeemaschine – es sei denn, man hat Zeit, um auf seinen Kaffee zu warten. Ein Großraumbüro ist besser mit einem leistungsstarken Kaffeevollautomaten ausgestattet, damit jeder sich zwischendurch seinen Lieblingskaffee zubereiten kann – egal, ob Latte Macchiato, Espresso oder Cappuccino – und dies nur wenige Minuten in Anspruch nimmt.

Ein Kaffeevollautomat für das Büro ist in der Regel ein Profi-Modell, welches auf Knopfdruck die unterschiedlichsten Kaffeespezialitäten zubereitet. Oft gibt es sogar noch manuelle Einstellungsmöglichkeiten, wie zum Beispiel die Menge des Milchschaums oder die Intensität des Kaffees. Bei der Espresso-Variante presst die Maschine heißes Wasser mit einer exakten Temperatur unter hohem Druck durch eine einzelne Portion Kaffee. Genau wie auch Kaffeevollautomaten für den Heimgebrauch können professionelle Vollautomaten perfekten Milchschaum für Spezialitäten wie Latte Macchiato oder auch Cappuccino zubereiten.

Kaffeemaschine mieten, kaufen oder leasen – welche Möglichkeiten es für Büros gibt

Keine Frage, eine professionelle Siebträgermaschine oder ein Kaffeevollautomat ist keine preiswerte Investition. Schnell fallen für hochwertige Kaffeemaschinen für das Büro mehrere hundert oder gar einige tausend Euros an. Eine lohnenswerte Lösung kann daher für Privatpersonen das Kaffeemaschine leasen sein. Weil es allerdings inzwischen verschiedene Anbieter dafür gibt, lohnt es sich in jedem Fall, verschiedene Leasingangebote miteinander zu vergleichen.

Generell gilt: Bei einer wachsenden Belegschaft passiert es schnell, dass eine einzige Kaffeemaschine im Büro irgendwann nicht mehr ausreicht oder man feststellt, dass es längere Wartezeiten an der Maschine gibt. Hier ist es für Verantwortliche wichtig, alles im Blick zu behalten und zu prüfen, ob sich das Mieten von Kaffeemaschinen für Büros lohnen kann.

Nun stellt sich jedoch die Frage, ob man eher eine Kaffeemaschine kaufen, mieten oder leasen sollte. Beide Modelle weisen viele Gemeinsamkeiten, doch auch deutliche Unterschiede auf. Dazu zählt zum Beispiel, dass beim Leasing stets Neugeräte vergeben werden, was beim Kaffeemaschine mieten nicht der Fall ist. Hierfür ist dann auch keine Anzahlung fällig, wie es beim Leasing üblich ist. Normalerweise werden bei der Miete die Wartung, etwaige Reparaturen sowie auch Service-Leistungen vom Anbieter übernommen.

Doch auch das Leasing bietet im Vergleich zum Kaffeevollautomat mieten einige Vorteile: Eine qualitativ hochwertige Kaffeemaschine oder ein Kaffeevollautomat für den gewerblichen Gebrauch im Büro kostet schnell 2.000 Euro und mehr. Das ist für viele Firmen ein enormer Kostenfaktor, welcher das Leasing im Vergleich zum Kauf deutlich attraktiver macht. So muss das Unternehmen nicht auf einen Schlag mehrere tausend Euro ausgeben, sondern erwirbt durch mehrere Leasingraten die Möglichkeit, eine Kaffeemaschine mit hoher Qualität im Büro zu verwenden.

Jedoch empfiehlt es sich, auch beim Kaffeevollautomat leasen auf den Preis zu schauen, um hier eventuell noch Geld sparen zu können. Beim Leasing entscheidet der Leasingnehmer nämlich selbst, wann und wie oft die Wartung oder eine Reparatur durchgeführt wird. Dies ist bei der Miete nicht der Fall – hier bestimmt der Vermieter, in welchen Abständen dies geschieht.

Was zeichnet eine gute Kaffeemaschine für das Büro aus und worauf gilt es zu achten?

Während es in einem Privathaushalt nur wenige Personen sind, die mit einem Vollautomat einen Kaffee zubereiten, sind es in einem Büro schnell 20 Personen oder mehr – und das mehrfach pro Tag. Einige davon kennen sich mit der Bedienung bereits aus, andere haben vielleicht das erste Mal damit zu tun. Für einige reicht ein einfacher Espresso, andere müssen gleich fünf Latte Macchiato für ihr ganzes Team zubereiten. Oft befindet sich eine Kaffeemaschine in der Küche, manchmal aber auch im Eingangsbereich, so dass auch Gäste sich jederzeit einen Kaffee zubereiten können. Dass dies einige Anforderungen an eine Kaffeemaschine mit sich bringt, versteht sich von selbst – und macht normale Kaffeemaschinen für den Heimgebrauch ungeeignet für das Büro.

Worauf gilt es also zu achten, wenn es darum geht, die richtigen Kaffeemaschinen für Büros zu finden?

Ein erster wichtiger Faktor ist die Qualität. Für den Heimgebrauch mag ein Gerät mit einem Gehäuse aus Kunststoff vielleicht noch ausreichend sein – das ist bei einer Maschine, die täglich von vielen Menschen frequentiert und entsprechenden Belastungen ausgesetzt wird, allerdings kaum ausreichend. So sollte das Gehäuse möglichst aus Edelstahl bestehen und hochwertig verarbeitet sein.

Doch auch das Aussehen spielt eine nicht unwichtige Rolle, denn in einem Unternehmen ist Professionalität wichtig – und das gilt auch für das Interieur. Eine stilvolle, hochwertige Kaffeemaschine fällt auch Besuchern sofort ins Auge, wird zum Gesprächsthema und macht natürlich auch neugierig auf guten Kaffee.

Worauf unbedingt Wert gelegt werden muss, ist die Lautstärke einer Kaffeemaschine. Je näher sich diese an einem Schreibtisch oder auch dem Bereich, in dem Kunden bedient werden, befindet, desto leiser sollte das Gerät sein. Sowohl das Mahlwerk als auch die Einheit für das Aufschäumen von Milch und die Pumpe müssen hier genau unter die Lupe genommen werden, da es zwischen den verschiedenen Modellen große Unterschiede gibt.

Selbstverständlich sollte eine Kaffeemaschine für das Büro die Möglichkeit bieten, verschiedene Spezialitäten damit zubereiten zu können. Es ist von Vorteil, wenn jeder Kollege mit nur wenigen Handgriffen seinen Lieblingskaffee zubereiten kann, ohne dass er sich dafür vorher erst aufwändig mit der Funktionsweise der Maschine vertraut machen muss.

Weiterhin sollte bei einem Modell für den gewerblichen Gebrauch auf ein möglichst großes Bohnenfach sowie auch auf einen großen Wassertank geachtet werden, damit die wichtigsten Komponenten nicht ständig nachgefüllt werden müssen.
Dasselbe gilt auch für die Geschwindigkeit: Eine günstige Kaffeemaschine Büro ist natürlich immer gut, allerdings sollte diese den Kaffee innerhalb weniger Sekunden zubereiten können, damit man nicht zu lange vor der Maschine warten muss.